Сдать отчет в фсс по почте. Отчетность в ФСС. Порядок сдачи отчетности в Фонд социального страхования. Какие штрафы грозят предприятиям, если просрочить отчётность ФСС

В соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов, т.е. в случае ФСС РФ - в отделение Фонда или его филиал в зависимости от того, где плательщик состоит на учете в качестве страхователя.

Для того, чтобы сдать отчетность в электронном виде, требуется следующее:

Получить расширенные права доступа на портале ФСС;

Получить в специальной организации - Удостоверяющем центре сертификат электронной подписи (ЭП) организации-страхователя на ключевом носителе (дискете, специальном защищенном от несанкционированного доступа устройстве, флешке или др.);

Установить на компьютер сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;

Установить на компьютер сертификаты ЭП ФСС и специальную программу (утилиту) для шифрования и подписания документов с помощью ЭП.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1.Получение расширенных прав доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться на портале ФСС fz122.fss.ru , нажав кнопку "Регистрация" вверху в левой части страницы портала. При регистрации необходимо указать адрес действующей (актуальной) электронной почты, так как на этот адрес придет уведомление о регистрации с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать в надежном месте) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке.

После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты своей компании на закладке «Организации». При заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда – обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно переходить к формированию «Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ» . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Далее распечатываем заявление, подписываем его у руководителя, заверяем печатью и передаем его в ФСС, в тот филиал, в котором плательщик состоит на учете в качестве страхователя. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно найти на сайте portal.fss.ru.

2.Получение сертификата ЭП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги – Удостоверяющих центров за деньги.

Список доверенных Удостоверяющих центров Фонда социального страхования РФ можно найти по ссылке: http://fss.ru/uc/ .

Порядок действий в различных удостоверяющих центрах разнится в деталях, но суть одна и та же. Подробности можно узнать, если зайти на сайт конкретного удостоверяющего центра или позвонить им по телефону.

3.Получение сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив программы Крипто Про CSP можно скачать на сайте http://cryptopro.ru после регистрации. Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом.

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуется скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2» и в списке предложенных дистрибутивов выбирать тот, который подходит для операционной системы, которая установлена на Вашем компьютере.

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления – Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. Установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

Программу ViPNet CSP можно скачать с сайта производителя http :// infotecs . ru

4.Получение сертификатов ЭП ФСС и утилиты для шифрования и подписания ЭП документов

Для продолжения работы необходимо с сайта f 4. fss . ru скачать и установить на свой компьютер следующие файлы:

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;

Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;

Утилиту для шифрования и подписания ЭП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета. Данный файл можно подготовить с помощью сервиса сайта portal.fss.ru (раздел Форма 4-ФСС), который позволит произвести проверку взаимоувязок между таблицами расчета, а в конце выгрузить расчет в виде XML-файла.

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно шлюз ФСС РФ f4.fss.ru. После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор – обязательно надо записать и сохранить этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приема отчета ФСС.

С помощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись» можно расшифровать и проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

Обращаем Ваше внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

Меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;

- вкладка «Безопасность» - Надежные узлы - кнопка «Другой» - элементы Active X и модули подключения – выбрать «включить» во всех подразделах ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон – Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» – История просмотра – кнопка «Удалить» - удалить Cookie, временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

Предприятия со среднесписочной численностью до 25 человек имеют возможность выбора способа представления данных. Организационные формы предприятий, насчитывающие численность свыше 25 человек, должны подавать расчет только в электронной форме. Условие по ограничению численности при выборе способа сдачи отчетности применяется к действующим, реорганизованным и вновь созданным предприятиям. При несоблюдении формы представления расчета на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей.

Определение среднесписочной численности производится с учетом особенностей:

Показатель рассчитывается по правилам, установленным органами статистики.
Расчет количества работников производится в пределах календарного года, нарастающим итогом.
Данные определяют за все дни месяца на основании приказов, сведений табелей учета рабочего времени.
В случае получения данных о превышении предельного ограничения подача отчета в электронной форме осуществляется с периода, когда право на использование бумажного носителя утрачено.

Бланки расчета для электронной формы и бумажного носителя используются одной формы. При заполнении электронной формы требуется соблюсти регламент, позволяющий пройти формальный контроль при переправке расчета по каналам связи и совмещения с базами ФСС. Бумажная форма, отправленная по почте, будет принята и с нарушениями заполнения. После приема расчета инспектор должен направить в адрес предприятия письмо с указаниями выявленных неточностей.

Сравнение характеристик способов представления расчета

Способы представления расчета имеют преимущественные и негативные черты. Выбор способа сдачи расчета налогоплательщик осуществляет самостоятельно, с учетом ограничительного показателя численности. Удобство использования услуг почты состоит в возможности отправки расчета после окончания рабочего дня отделения ФСС.

Условие	Сдача лично	Почтовое отправление	Электронная форма
Преимущества	Проверка основных показателей инспектором при сдаче	Отсутствует необходимость траты личного времени на посещение ФСС, возможность отправки до конца дня срока сдачи	Оперативность, возможность проверки по формальному признаку и выявления ошибок на раннем этапе сдачи
Недостатки	Требуется дополнительная трата времени на посещение отделения фонда	Возникают финансовые затраты на пересылку, вероятность появления ошибочных показателей при внесении данных работниками ФСС в базу	Необходимость наличия и использования электронной подписи, полученной в специализированном центре

При использовании почтового отправления важным моментом является верность адреса получателя. Расчет формы 4-ФСС представляется по месту регистрации ИП или адреса местонахождения юридического лица или его обособленного подразделения.

Предприятия могут направлять почтой как первичные, так и уточненные расчеты. Используется бумажная форма подачи данных. К расчету не требуется прилагать электронные внешние носители. По просьбе представителя предприятия на экземпляре расчета страхователя, отправленного по почте, ФСС ставит отметку о получении.

Оформление письма при сдаче расчета почтой

Отправитель отчетности должен иметь доказательства факта пересылки и подтверждение представления отчетности конкретной формы. Пересылка документа осуществляется регистрируемым отправлением – заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении. Отправка расчета простыми письмами без регистрации не осуществляется.

Письмо с объявленной ценностью – отправление, имеющее оценку с указанием суммы по усмотрению отправителя. Для деловой переписки используют минимально возможную ценность. Смысл оценки письма состоит в получении возможность оформить опись формы 107, заверенную почтой. При оформлении уведомления отправитель поручает почте с оплатой услуги сообщить о вручении документа на указанный адрес. Описи, уведомления заполняет отправитель.

Сопроводительные документы необходимо хранить вместе с экземпляром расчета. К авансовому отчету по почтовым расходам прилагается копия квитанции и документ об оплате.

Составление описи вложения в письмо

При использовании способа сдачи отчета почтой необходимо иметь гарантии того, что документ будет получен ФСС. Без составления описи доказать пересылку конкретного расчета достаточно сложно. Для предупреждения споров с ФСС описание содержимого должно быть составлено в обязательном порядке. Опись может быть:

Составлена и заверена руководителем предприятия в произвольной форме. Работник почты не обязан заверять опись организации штампом. При отсутствии подтверждения описи штампом почты документ является только сопроводительным письмом и не подтверждает наличия отчетности.
Оформлена на бланке почты и заверена работником учреждения. Опись почты имеется в ценных отправлениях. На документе указывается сумма заявленной ценности, отправитель, период представления расчета, количество листов вложения.

Доказательством отправки служит опись почты, составленная по форме 107, утвержденная в Почтовых правилах от 22.04.1992. Опись почты в 2 экземплярах составляется отправителем, заверяется работником учреждения. Отправитель должен представить работнику почты незапечатанный конверт для сличения содержания описания с документом, представленного к отправке. Второй экземпляр описи получает отправитель.

Действия представителя предприятия при утере расчета

Несмотря на надежность оформления отправления имеется вероятность утраты отчета. В случае утери письма по различным причинам предприятие имеет возможность доказать своевременность представления, избежав при этом штрафных санкций.

Плательщик взносов представляет в ФСС копии документов:

Расчета, отправленного почтой.
Описи о содержании вложения.
Квитанции об отправке и уведомления о вручении.

На основании представленных в ФСС документов в базу регионального отделения вносятся данные расчета датой отправки плательщиком взносов. При возникновении сомнений в верности отражения данных в базе территориального отделения необходимо провести сверку расчетов. Запрос на проведение сверки представляется в произвольной форме в региональное отделение ФСС.

Определение даты отправки отчета

Подтверждением даты отправки служит число, указанное в квитанции. По мнению ФАС Западно-Сибирского округа, информацию о дате отправки необходимо получать не со штампа конверта, а по данным квитанции, выдаваемой отправителю (Постановление от 10.09.2007 по делу № Ф04-6097/2007(37903-А81-34).

Юрист ООО «Правоведение» Новиков П.П.

Несвоевременная сдача расчета влечет наложение штрафных санкций. Порядок и суммы взыскания определен в ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Величина штрафа составляет 5% от суммы взносов, начисленных за последние 3 месяца несданного своевременно расчета, но не менее 1 000 рублей. Санкция налагается за каждый месяц (полный или неполный период) пропуска срока сдачи. Максимальная величина санкции составляет 30% от начисленной суммы.

Дополнительно, при пропуске срока сдачи расчета, на должностное лицо может быть наложен административный штраф в размере, установленном ст. 15.33 КоАП. Сумма штрафа установлена в размере от 300 до 500 рублей.

Вопрос № 1. Необходимо ли иметь доверенность на право представления отчетности при отправке расчета 4-ФСС почтой?

При использовании услуг связи предприятием заключается договор. В почтовое отделение представляют доверенность на лицо, имеющее право от имени организации или ИП отправлять и получать корреспонденцию. Отдельно оформленной доверенности на отправку отчетности не требуется.

Вопрос № 2. Можно ли узнать, в какой стадии перемещения находится представленный по почте отчет?

Каждому отправлению присваивается свой уникальный номер. Отследить состояние отправленного по почте расчета можно по идентификатору, указанному на квитанции. Об отражении данных в базе ФСС предприятия получают информацию в личном кабинете фонда.

Все филиалы Филиал №4 Филиал №7 Филиал №12 Филиал №15 Филиал №29 Филиал №30 Филиал №31

Филиал №4

Районы:
Адрес:
Телефон: 677-87-17
Электронная почта: (заместитель директора) ; , (выездные проверки); ; ; , ; ; (недоимка) ; (возмещение расходов) ;

Директор: Е.Н. Черногубовская

Часы приема директора: Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №7

Районы:

Адрес: ул. Большая Посадская, д. 10А
Телефон: 677-87-17
Электронная почта: ; (выездные проверки) ; (информация по ЭЛН); (); (); (недоимка ); (возмещение расходов ); ()
Директор: Е.В. Белова
Часы приема директора: Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №12

Районы:

Адрес:
Телефон: 677-87-17
Факс: 677-87-17, доб. 4308
Электронная почта: (директор филиала) , (по всем вопросам) , (отчетность) , (задолженность) ,
Директор: А.В. Пасенюк
Часы приема директора: Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №15

Районы:

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 346-24-95, 346-35-70
Электронная почта:
Директор: А.А. Ряховская
Часы приема директора: Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №29

Районы: Выборгский, Кировский, Курортный

Страница филиала

Филиал №30

Районы: Василеостровский , Невский, Пушкинский

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 677-87-17 доб. 4167
Электронная почта:
Директор: И.М. Севидова
Часы приема директора: Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №31

Адрес: ул. Инструментальная, д. 3Б (вход с Аптекарской набережной, д. 12)

Телефон: 677-87-17
Электронная почта:
Директор: Е.Б. Троицкая

Страница филиала

Филиал №4

Районы: Красносельский, Петродворцовый, Центральный
Адрес: ул. Большая Посадская, д. 10А
Телефон: 677-87-17
Электронная почта: (заместитель директора) ; , (выездные проверки); (реестры листков нетрудоспособности, информация по ЭЛН) ; (пособия физическим лицам, в случае невыплаты работодателем) ; , (финансирование предупредительных мер) ; (форма 4-ФСС, требования о внесении исправлений в отчетность) ; (недоимка) ; (возмещение расходов) ; (скидки и надбавки к страховому тарифу)

Директор: Е.Н. Черногубовская

Часы приема директора: среда, с 09:00 до 12:00 по адресу: ул. Б. Посадская, д. 10А, каб. 133 (вход с ул. Малая Монетная). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №7

Районы: Колпинский, Московский, Петроградский

Адрес: ул. Большая Посадская, д. 10А
Телефон: 677-87-17
Электронная почта: (заместитель директора филиала) ; (выездные проверки) ; (реестры листков нетрудоспособности); (информация по ЭЛН); (пособия физическим лицам, в случае невыплаты работодателем ); (финансирование предупредительных мер); (форма 4-ФСС, требования об исправлении в отчетность ); (недоимка ); (возмещение расходов ); (скидки и надбавки к страховому тарифу )
Директор: Е.В. Белова
Часы приема директора: вторник, с 09:00 до 12:00 по адресу: ул. Б. Посадская, д. 10А, каб. 135 (вход с ул. Малая Монетная). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №12

Районы: Адмиралтейский, Кронштадтский, Приморский

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 677-87-17, доб. 4308
Электронная почта: (директор филиала) , (по всем вопросам) , (отчетность) , (задолженность) , (реестры листков нетрудоспособности)
Директор: А.В. Пасенюк
Часы приема директора: вторник, с 11:00 до 12:30 по адресу: ул. Инструментальная, д. 3Б, окно № 21 (вход с Аптекарской наб., д. 12). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №15

Районы: Калининский, Красногвардейский и Фрунзенский

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 346-24-95, 346-35-70
Электронная почта: (отчетность); (выездные проверки)
Директор: А.А. Ряховская
Часы приема директора: среда, с 13:00 до 16:00 по адресу: ул. Инструментальная, д. 3Б, окно № 21 (вход с Аптекарской наб., д. 12). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №29

Районы: Выборгский, Кировский, Курортный

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 234-05-67
Электронная почта: (общие вопросы) ; (взыскание недоимки, пени) ; (финансирование предупредительных мер, скидки – надбавки) ; (реестры б/л, вопросы по выплатам на личный счет) ; (запись на проверку расходов, вопросы по возмещению)
Директор: Е.Г. Костина
Часы приема директора: понедельник, с 09:00 до 10:30 по адресу: ул. Инструментальная, д. 3Б, окно № 21 (вход с Аптекарской наб., д. 12). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №30

Районы: Василеостровский , Невский, Пушкинский

Адрес: Инструментальная ул., д.3Б (вход с Аптекарской наб., д. 12)
Телефон: 677-87-17
Факс: 677-87-17 доб. 4167
Электронная почта: (выездные проверки); (прием отчетов); (просроченная задолженность)
Директор: И.М. Севидова
Часы приема директора: понедельник, с 13:30 до 15:00 по адресу: ул. Инструментальная, д. 3Б, окно № 21 (вход с Аптекарской наб., д. 12). Запись по телефону: 677-87-17

Страница филиала

Филиал №31

По выплатам пострадавшим от несчастных случаев на производстве, профзаболеваний и вопросам граждан льготных категорий

Можно ли 4-ФСС отправить по почте - вопрос, интересующий многих бухгалтеров. Как правильно выбрать способ передачи отчетности, своевременно отчитаться в Соцстрах и избежать наложения штрафных санкций? Ответы на эти и другие вопросы - в нашем материале.

Форма 4-ФСС с 2017 года

С 2017 года обязанность по администрированию страховых взносов по нетрудоспособности и материнству возложена на налоговые органы. Эти взносы, так же как и взносы на ОПС и ОМС, начали подчиняться правилам НК РФ. Отчетность по ним стала единой, а способы ее сдачи теперь закреплены в ст. 80 НК РФ, которая при отправке расчета по почте требует сопровождать почтовое отправление описью вложения.

Подробнее о форме единого расчета по взносам читайте в этой статье .

Взносы на травматизм остались в ведении ФСС. Соответственно, сохранилась и обязанность представления страхователем расчетов по этим взносам в соцстрах. Действующая форма отчетности утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.

Подробнее о форме 4-ФСС читайте .

Способы сдачи расчета 4-ФСС

Отчетность по форме 4-ФСС подается в соцстрах ежеквартально. Правила ее заполнения предусмотрены в том же в приказе № 381, которым утвержден бланк формы.

Сроки представления таковы: в электронном формате не позднее 25-го числа месяца, идущего после отчетного квартала, на бумаге — не позднее 20-го числа. Бумажный способ доступен страхователям, среднесписочное количество персонала которых не превышает 25 сотрудников.

Бумажный отчет может быть представлен:

Через уполномоченного или законного представителя.

Законный представитель — руководитель компании или сам предприниматель. Уполномоченный представитель — физлицо или юрлицо, уполномоченное доверенностью представлять интересы страхователя в фонде.

Образец доверенности можно скачать в статье «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов - образец» .

Через отделения почтовой связи.

Действующее законодательство не оговаривает права страхователя на подачу бумажного расчета почтой. Однако регламент приема документации работниками фонда (п. 40 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 05.11.2013 № 658н), а также сама форма отчетности и порядок ее заполнения (п. 5.17 приложения 2 к приказу № 381) предусматривают такую возможность.

Расчет необходимо направить в соцстрах ценным или заказным письмом. Для этого:

Вложите расчет в конверт формата А-4.
Составьте опись вложения в 2 экземплярах.
Передайте незапечатанный конверт сотруднику почты для сверки сведений, указанных в описи с вложенными в конверт документами.
Сохраните почтовый идентификатор, указанный на почтовой квитанции, и проконтролируйте получение конверта сотрудниками фонда на сайте Почты России.

Если по каким-то причинам расчет не дошел до адресата в положенные сроки и инспекторы ФСС начислили штрафные санкции, то своевременность отправки можно доказать, предоставив инспекторам сам расчет, квитанцию об отправке, опись вложения и уведомление о вручении (при наличии).

Образец оформления описи вложения для отправки письма почтой смотрите в материале «Как правильно составить опись документов - образец?» .

Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек

Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 25 сотрудников.

Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:

1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.

2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.

3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.

4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.

5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.

Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.

Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)» .

Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтеры отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.

В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки плательщика взносов на травматизм ожидает штраф . Наказуемым является и несоблюдение электронного способа подачи отчетности (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

Итоги

Бумажную форму расчета 4-ФСС можно предоставить в соцстрах лично, через уполномоченного представителя или посредством почтового отправления. В случае отправки 4-ФСС в территориальный орган фонда почтой необходимо оформить опись вложения. Датой сдачи расчета будет считаться дата отправки письма, указанная на оттиске штампа, проставляемого работниками почты на описи.

Отчет в ФСС по почте в 2018 году позволит значительно сократить время приема документации. Нововведения предполагают электронную подачу форм страховой отчетности, благодаря чему предприятие не только будет сдавать всю необходимую документацию быстрее, но и получит возможность перераспределения рабочих часов своих сотрудников.

Изменения отчетности в 2018 году

Переход на Единый Социальный Страховой Сбор предполагает новые формы подачи соответствующей отчетности. Этот процесс имеет свои преимущества:

уменьшение нагрузки на предпринимателей;

упрощение контроля и анализа страховых взносов.

Ожидаемые результаты от реорганизации и введения поправок сводятся к улучшению общей экономической ситуации в стране за счет увеличения сборов страховых взносов. Введение ЕССС позволит немного улучшить ситуацию не только за счет увеличения контроля над подобными платежами, но и благодаря уменьшению общей документальной и финансовой нагрузки на предприятия.

Данный этап нововведений значительно упрощает работу предпринимателей, так как благодаря ЕССС налоговый взнос осуществляется в единственную службу, а не как раньше – в ПФР и ФСС. Количество форм уменьшилось с четырех до одной.

С этой целью вводится новый КБК, который должен быть утвержден в декабре 2018 года. Поступление ЕССС в Федеральную налоговую службу будет сопровождаться последующим перераспределением по фондам.

Новые формы подачи отчетности

С учетом того, что изменился порядок выплат по страховым взносам, появилась и новая форма РСВ-1. Новый бланк практически ничем не отличается от старого, исключая размер, который стал меньше, и иную нумерацию всё тех же таблиц.

Подача данной отчетности должна производиться в определенные сроки, нарушение которых крайне нежелательно без весомой причины:

до двадцать пятого числа отправить в электронной форме;

и до двадцатого - в бумажной.

Ещё одним условием является количество сотрудников, работающих на предприятии: если их более двадцати пяти, допускается сдача электронной отчетности.

Так как РСВ-1 отменяется вместе с формой 4-ФСС, последняя отчетность по ней за 2018 год должна включать полные сведения касательно страховых взносов, выплаченных Пенсионному фонду.

Кто должен подавать отчетную форму РСВ-1?

Так как эта форма является этапом общей отчетности и расшифровывается как «расчет страховых взносов», её сдача необходима:

для организаций;

ИП, осуществляющим свою деятельность при помощи наемных рабочих;

физическим лицам, заключившим трудовой договор с другими физическими лицами, не являясь индивидуальным предпринимателем.

Расчетный период РСВ – год, который в свою очередь делится на 4 квартала. Каждый квартал поданные сведения дополняют друг друга, благодаря чему формируется годовая отчетность.

При закрытии предприятия РСВ-1 также подается, а уже после этого начинается процесс прекращения деятельности с написанием соответствующего заявления.

В этом отчете необходимо упомянуть такие сведения:

полная информация о предприятии, включающая в себя всё от наименования до кода ПФР;

среднесписочные данные по работникам;

количество застрахованных сотрудников.

Следует помнить, что первый раздел всегда заполняется в последнюю очередь, так как на его данные влияют все остальные заполненные таблицы.

Так как данная форма подается в последний раз, нулевую отчетность имеют право использовать те предприятия, которые уже зарегистрированы в ПФР, поскольку ранее имели наемных рабочих. Если наемных рабочих не было вовсе, отчетность по РСВ-1 не подается.

Отчетность в 2018 году: выводы

Так как на 2018 год запланировано введение множества поправок и эти изменения коснутся всех, следует учитывать ряд моментов:

1.Страховые платежи будут выплачиваться в одну инстанцию по одному КБК. Это уменьшает документальную нагрузку на предпринимателей и позволяет налоговым службам за один раз оперировать большими суммами, контролируя их. Благодаря новым правилам правительство надеется улучшить экономическую ситуацию в стране, потому что с уменьшением нагрузки ожидается увеличение объема страховых сборов.

2.Заполнение РСВ-1 по новой установленной форме всё ещё обязательно для последнего отчетного периода за 2018 год. Порядок заполнения несколько изменился, так как форма стала меньше и некоторые таблицы перенумеровали, но вносимые данные не изменились.

3.Даже при закрытии предприятия необходимо сначала подать страховую отчетность и только после этого написать заявление о прекращении деятельности.